Mis 5 (+1) herramientas top de gestión de negocio

¿Qué vas a encontrar en este artículo?

Una pregunta recurrente que suele surgir cuando hablo con otros amigos emprendedores es la de qué herramientas uso en mi día a día para gestionar mi negocio. ¿Cómo organizo mi correo? ¿Cómo hago presupuestos? ¿Cómo mido mi tiempo de trabajo?

Son preguntas habituales y la mayoría de respuestas son diversas aplicaciones que me facilitan mucho la vida y el trabajo. Hoy quiero hablarte de algunas de ellas para que tú también puedas sacarles el máximo partido y mejorar la gestión de tu negocio.

Para gestionar mi negocio: G Suite

La primera herramienta de la que quiero hablarte en realidad está compuesta por varias aplicaciones. Se trata de G Suite o, en otras palabras, la Suite de programas y aplicaciones de Google. Es la solución que la todopoderosa empresa nos ofrece a empresas y profesionales y, sin lugar a dudas, es la herramienta que más utilizo en mi día a día.

¿En qué se diferencia G Suite de una cuenta normal de Gmail?

La principal diferencia es que G Suite es de pago y ese pago te permite usar tu correo corporativo como si fuera una cuenta propia de Google. De esta manera, por ejemplo, puedes usar la bandeja de Gmail que todos conocemos pero con tu correo corporativo asociado a tu dominio. En mi caso hola@marinarodrigo.com, esa es mi cuenta de Gmail asociada a G Suite. Y lo mismo ocurre con servicios como Google Calendar o Google Drive que también puedo usar con mi cuenta corporativa y compartirlos así con mis clientes. Además, tengo acceso a otros servicios como la aplicación para videoconferencias Google Meet.

Para mí es la herramienta fundamental que me permite tener mi negocio 100% online y acceder desde cualquier sitio a toda la documentación de mi negocio y a todo el material de los proyectos en los que estoy trabajando.

Para medir mi tiempo de trabajo: Rescue Time + Toggl

Pasamos a otra de mis aplicaciones estrella. Pero antes, déjame hacerte una pregunta: ¿Sabes realmente cuánto tiempo trabajas de media cada día? ¿Y cada semana?

Si eres como yo hasta hace un par de años no tendrás mucha idea. Ya te adelanto que para mí saberlo a ciencia cierta supuso un antes y un después para mi negocio.

Para descubrirlo, comencé a utilizar dos herramientas que combinadas son el combo perfecto. Así que casi las cuento como si fueran una sola.

La primera de ellas es la más sencilla de utilizar. Se llama RescueTime y es una extensión que se instala directamente en el navegador. Lo bueno que tiene es que funciona ella solita y te cuenta automáticamente TODO el tiempo que pasas trabajando delante de la pantalla. Además, te muestra qué aplicaciones has estado usando en cada momento y te mide cuáles de ellas son productivas y por tanto estabas trabajando y cuales no son productivas (ejem, Whatsapp) y tan solo te estabas distrayendo un rato.

Por otra parte, la segunda herramienta es Toggl. Esta aplicación para medir el tiempo funciona de forma manual a diferencia de RescueTime que como te decía es automática. Con Toggl eres tú quien la activa y la para y le indica en cada momento a qué proyecto o actividad estás dedicando tu tiempo. Es genial, por ejemplo, para saber cuánto tiempo le dedicas a cada área de tu negocio. Y además, si trabajas por proyectos, puedes medir cuánto tiempo le dedicas también a cada cliente de forma individual.

Lo que más me gusta de usar ambas herramientas combinadas es que nos aportan un dato clave: cuánto tiempo del que pasamos frente a la pantalla realmente sirve para hacer crecer nuestro negocio.

La verdad es que la primera que comparé las estadísticas de ambas me asusté mucho. Vi que Rescue Time me indicaba que había pasado 48h a la semana delante de la pantalla y, sin embargo, yo en Togglr tan solo había contabilizado 35 horas de tiempo productivo. ¡Estaba perdiendo 13horas a la semana en cosas que no aportaban nada absolutamente a mi negocio!

Si tú tienes una sensación similar, de que no te cunde el tiempo o no avanzas lo suficiente, te recomiendo que hagas este seguimiento desde ya y compares al final de cada mes. Creo que te vas a sorprender tanto como lo hice yo.

Para gestionar equipos y colaboraciones: Slack

Por otra parte, si trabajas en equipo, tienes empleados o sueles compartir proyectos con otros colaboradores, la siguiente herramienta que te traigo te va a gustar. Se trata de Slack. Slack es otra de esas aplicaciones que tengo abiertas casi todo el día en el ordenador.

Es mi canal de comunicación fundamental con la gente que la que trabajo en proyectos conjuntos de manera continuada. Slack es nada más y nada menos un sistema de chat organizado por canales. Cada canal puede tener un propósito y estar compuesto por unas determinadas persona responsables de esa tarea o proyecto.

Permite una comunicación rápida con tus colaboradores y, además, lo bueno que tiene es que se integra con un montón de servicios como puede ser Google Drive, Zoom, Asana o Trello. De manera que puedes compartir documentos, reuniones y otros materiales de manera súper fácil y rápida.

Para hacer presupuestos: Nusii

Estamos llegando ya al final de este repaso de herramientas y quiero presentarte a una de mis preferidas.

La compré hace unos años aprovechando una oferta de acceso para toda la vida y creo que es una de las mejores inversiones que he hecho en mi negocio por todo el tiempo que me ha ahorrado desde entonces. Se trata de Nusii, una plataforma para redactar presupuestos personalizados online.

Nusii te permite tener plantillas de presupuestos y enviarlos mediante un enlace a tus clientes. Una vez el cliente recibe el presupuesto, puede aprobarlo en el momento y firmalo dentro de la propia aplicación. Incluso, puede hacer el primer pago desde ese mismo enlace. Nusii tiene un diseño muy sencillo e intuitivo que la hace muy fácil de manejar tanto para mí, cuando creo los presupuestos, como para mis clientes cuando tiene que aceptarlos y comenzar a trabajar conmigo.

Para gestionar mis contraseñas: LastPass

Y no podía terminar este repaso sin mencionarte una de las herramientas que más paz mental me da. Trabajando en diseño web puedes imaginarte la cantidad ingente de contraseñas y accesos que puedo acumular para montar simplemente una página. Que si la contraseña de WordPress, que si la del hosting, que si la cuenta de correo a la que va asociado Google Analytics, que si el acceso a Mailchimp… Imaginate eso multiplicado por todos los proyectos en los que trabajo al cabo de un año y, además, todos los accesos de servicios que yo misma uso en mi día a día. Una locura!

Antes la verdad es que perdía mucho tiempo buscando usuarios y contraseñas repartidos por mil emails y documentos en mi ordenador. Hasta que llegó a mi vida LastPass.

LastPass es simplemente un gestor de contraseñas que guarda encriptada toda esta información. El único requisito para usarlo es recordar una única contraseña maestra para poder acceder a todos tus datos. Una vez dentro de LastPass, puedes ir guardando de forma segura toooodos los logins que necesites y acceder a ellos rápidamente. Tiene incluso una aplicación para móvil para que puedas consultar usuarios y contraseñas en cualquier momento y en cualquier lugar.

Hasta aquí este repaso de mis 5 herramientas fundamentales, que han acabando siendo 6, y que espero que puedan ayudarte a ti también para gestionar mejor y de forma más eficiente tu negocio.

Si usas alguna otra herramienta o aplicación en tu día a día, me encantaría que la compartieras conmigo.

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